SAP Central Finance ermöglicht es, Finanzdaten aus verschiedenen Systemen in SAP S/4HANA zusammenzuführen. Auf dieser Seite wird die Plattform mit ihren Einsatzmöglichkeiten ausführlich beschrieben.
SAP Central Finance ist die allgemein gebräuchliche Abkürzung von „SAP S/4HANA Cloud für Central Finance“. Es handelt sich dabei um eine cloudbasierte SaaS-Lösung für die Konsolidierung, Harmonisierung und Verarbeitung von Finanzdaten aus verschiedenen Quellsystemen. Sinnvoll ist das Konzept vor allem für Unternehmen, die im Finance-Bereich über eine heterogene Systemlandschaft verfügen und eine zentrale Instanz für das Management ihrer Finanzströme schaffen möchten.
Mit SAP S/4HANA Cloud für Central Finance, inoffiziell auch mit SAP CFIN abgekürzt, lassen sich nicht nur finanzielle Daten zusammenführen. Die Plattform ermöglicht es auch, Transaktionen in Echtzeit auszuführen sowie steuerliche und buchhalterische Prozesse effizienter zu gestalten. Darüber hinaus dient die Lösung als Single Point of Truth für alle finanziellen Kennzahlen und Werteflüsse eines Unternehmens. Somit unterstützt sie wichtige unternehmerische Entscheidungen und vereinfacht gleichzeitig die Finanzberichterstattung.
Grundsätzlich entscheiden sich Unternehmen häufig für SAP Central Finance, wenn ihre bestehende Finanzarchitektur ineffizient ist und eine einheitliche, zentralisierte Steuerung realisiert werden soll. In der Regel entsteht dieses Bedürfnis, wenn Unternehmen über gewachsene ERP-Strukturen mit einer Mischung aus SAP- und Non-SAP-Systemen verfügen. Oft wurden die entsprechenden Systeme über Jahre hinweg in unterschiedlichen Business Units, Tochtergesellschaften oder Landesorganisationen implementiert.
Der Datenaustausch zwischen den einzelnen Rechnungswesen-Lösungen gestaltet sich in solchen Fällen meist schwerfällig. Eine Echtzeit-Synchronisierung lässt sich kaum realisieren. Vielmehr müssen die Daten in den einzelnen Systemen zunächst ermittelt und extrahiert werden, um sie dann in der Zentrale mühsam zu aggregieren. Dieser Prozess ist geprägt von zahlreichen manuellen Eingriffen. Außerdem sind inkonsistente, qualitativ fragwürdige Daten charakteristisch für Szenarien dieser Art.
Ein weiterer Beweggrund für die Einführung von SAP S/4HANA Cloud für Central Finance ist fehlende Transparenz hinsichtlich der finanziellen Gesamtsituation. Denn gerade in fragmentierten Systemumgebungen fehlt ein Single Point of Truth für Finanzkennzahlen. Auch Echtzeit-Informationen aus dem Rechnungswesen liegen nicht vor. Finanzverantwortliche können dann nur mit historischen Werten oder Schätzungen arbeiten. Aktuelle Veränderungen bleiben hierbei im Verborgenen. Somit sind schnelle Reaktionen auf neue Rahmenbedingungen kaum möglich.
Ebenso setzen Unternehmen auf SAP Central Finance, wenn sich ihre Monats- und Jahresabschlüsse äußerst aufwendig gestalten. Dies ist bei einer redundanten Datenhaltung in einzelnen Konzerngesellschaften keine Seltenheit. Die Konsolidierung der abschlussrelevanten Daten ist in solchen Szenarien häufig sehr zeitintensiv und bindet umfangreiche Personalressourcen. Zudem ist die Erstellung von Abschlüssen nur an bestimmten Stichtagen möglich. Eine spontane Abfrage der Daten lässt sich hingegen nicht realisieren.
Weiterhin haben einige Unternehmen gelernt, dass die Integration neuer Tochtergesellschaften oder die systemtechnische Abbildung von Fusionen sehr komplexe Aufgaben darstellen. Daher möchten sie zukünftig auf solche Szenarien, die typischerweise durch M&A-Transaktionen entstehen, vorbereitet sein. Auch dies ist ein Beweggrund für die Einführung von SAP Central Finance. Denn die Plattform ermöglicht den schnellen Aufbau einer reibungslosen Verbindung zu Finanzsystemen neuer Konzerngesellschaften, ohne die gesamte ERP-Umgebung sofort umstellen zu müssen.
Nicht zuletzt hat SAP Central Finance für die Umstellung auf SAP S/4HANA Relevanz: Unternehmen, die die durchaus komplexe und aufwendige Transformation auf die neue ERP-Systemgeneration nicht in einem großen Schritt gehen können oder möchten, können den „Finance-First-Ansatz“ nutzen. Dabei werden zuerst die Finanzprozesse nach SAP Central Finance überführt. Die anderen Unternehmensbereiche verbleiben zunächst im Altsystem und werden dann stufenweise nachgezogen. Diese Vorgehensweise senkt die Risiken der Migration. Zudem entlastet sie Ressourcen und Budgets.
Zusammengefasst ist die Nutzung von SAP S/4HANA Cloud für Central Finance in folgenden Ausgangssituationen zielführend:
Für SAP Central Finance gibt es grob skizziert zwei Zielgruppen. Bei der ersten Zielgruppe handelt es sich um große bis sehr große Unternehmen, die über Konzernstrukturen mit zahlreichen Tochtergesellschaften, internationalen Standorten und entsprechend komplexe Systemlandschaften verfügen. Solche Konzerne erhalten mit SAP CFIN ein zentrales Konsolidierungs- und Reportingtool, das ihre Finanzprozesse verbessert und Transparenz zu finanziellen Fragestellungen schafft.
Die zweite Zielgruppe sind Unternehmen, die mit dem Ansatz „Finance First“ schrittweise und risikoarm zu S/4HANA migrieren wollen. Wie bereits erwähnt, ist diese Herangehensweise für alle Unternehmen geeignet, die eine „Big-Bang-Transformation“ als Überforderung einstufen.
SAP Central Finance ermöglicht es Unternehmen, Finanzdaten aus verschiedenen Quellen in einem zentralen System zusammenzuführen und auszuwerten. Die Vorteile einer solchen Konsolidierungs- und Reportinglösung sind:
Durch die Echtzeit-Konsolidierung von Finanztransaktionen erhalten Unternehmen sofortigen Zugriff auf eine einheitliche Datenbasis. Dies verbessert die finanzielle Transparenz und das Reporting. Zudem können Entscheidungen auf Basis aktueller und konsistenter Daten getroffen werden.
Ob SAP-System oder Drittanbieter-Software: SAP Central Finance ermöglicht die Harmonisierung von Finanzprozessen über verschiedene ERP-Systeme hinweg. Damit werden diese Prozesse systemübergreifend transparent und Werteflüsse nachvollziehbar. Auch lassen sich konzernweit einheitliche Standards etablieren und durchsetzen. Weiterhin können Transaktionen zentral ausgeführt werden. Ebenso wird die zentrale Geschäftsplanung und Konzernkonsolidierung erheblich unterstützt.
Die Konsolidierung von Finance-Daten in einer zentralen Instanz erleichtert außerdem die Einhaltung internationaler Compliance-Anforderungen. Ein zentrales Element ist dabei die Nutzung von SAP Document and Reporting Compliance (DRC). Es handelt sich dabei um ein zusätzliches Tool, mit dem gesetzliche Meldepflichten weltweit effizient und automatisiert erfüllt werden können.
SAP S/4HANA Cloud für Central Finance sorgt für gleichartige, vertrauenswürdige Daten. Diese sind eine optimale Basis für die Durchführung belastbarer Business-Analysen. Zudem steigt mit der Datenqualität selbstverständlich auch die Qualität von Reports.
Der Finance-First-Ansatz befähigt Unternehmen dazu, schrittweise und kontrolliert auf SAP S/4HANA zu migrieren. Statt das gesamte System auf einmal umzustellen, wechselt zunächst nur der Finance-Bereich. Das hat mehrere Vorteile.
Zunächst können Standorte, Organisationseinheiten (Module), Systeme und Prozesse flexibel nachgezogen werden. Dabei lassen sich individuelle Anpassungen und Optimierungen schrittweise umsetzen. Das Tagesgeschäft läuft hierbei stabil weiter.
Im Gegensatz zu einer vollständigen Systemmigration mit entsprechendem Ausfallrisiko setzt der Finance-First-Ansatz technisch betrachtet auf eine sogenannte Side-Car-Implementierung. SAP Central Finance wird hierbei als Schnittstelle zwischen bestehenden ERP-Systemen (zum Beispiel SAP ECC) und der neuen Plattform S/4HANA genutzt. Dies reduziert das Risiko technischer Störungen, da Finanzprozesse harmonisiert und getestet werden, bevor weitere Module umgestellt werden.
Auch finanziell hat der Ansatz Vorteile. Da nicht das gesamte ERP-System auf einmal ersetzt wird, lässt sich die Umstellung auf mehrere Budgetjahre strecken. Dies reduziert den finanziellen Druck. Gleichzeitig wird auch das Change-Management weniger belastet. Auch seine Ressourcen können auf einen längeren Zeitraum verteilt werden. Dies macht sich oft in einer höheren Qualität des Veränderungsmanagements bemerkbar, was wiederum zu einer höheren Akzeptanz bei den Anwendern führt.
Nach Abschluss der S/4HANA-Transformation muss SAP Central Finance als Schnittstelle im Übrigen nicht dauerhaft bestehen bleiben, sondern kann einfach deaktiviert werden. Das bedeutet, dass Lizenzkosten nur für die Dauer der Migration und nicht als dauerhafte Betriebskosten anfallen.
SAP Central Finance repliziert Finanz- und Controlling-Daten aus verschiedenen SAP- und Non-SAP-Systemen in Echtzeit. Zudem sorgt die Lösung für eine Harmonisierung und Qualitätssicherung dieser Informationen. Der Prozess lässt sich auch technischer Sicht wie folgt skizzieren:
Zunächst werden die relevanten Datenquellen mit SAP Central Finance verbunden. Hierfür gibt es zwei verschiedene Methoden:
Die Datenübertragung nach SAP Central Finance erfolgt über den SAP Landscape Transformation Replication Server, welcher für eine einheitliche Datenverarbeitung sorgt. Dabei werden Buchungsbelege aus den Quellsystemen nicht einfach kopiert, sondern als neue Belege – sogenannte Schattenbelege – angelegt.
Jeder Schattenbeleg besitzt eine Rückverbindung zum Originalbeleg im Quellsystem. Diese Verknüpfung ist wichtig, da sie eine synchronisierte Verarbeitung ermöglicht und spätere Abstimmungen erleichtert.
Einmal repliziert, werden Schattenbelege in CFIN wie normale Buchungsbelege behandelt. Das bedeutet:
Bevor die replizierten Belege in SAP Central Finance gebucht werden, durchlaufen sie ein Mapping, um sicherzustellen, dass sie mit den harmonisierten Zielobjekten in Central Finance kompatibel sind. Diese Umwandlung beziehungsweise Harmonisierung erfolgt mithilfe von Standard-Mapping-Technologien.
Zur Überwachung und Fehlerkontrolle wird das Application Interface Framework (AIF) genutzt. Es dient als zentrales Monitoring-Tool, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt verarbeitet werden.
Für die zentrale Verwaltung und Harmonisierung der Stammdaten kommt SAP Master Data Governance (SAP MDG) zum Einsatz. Dadurch werden Dateninkonsistenzen vermieden und sichergestellt, dass alle Buchungen in Central Finance auf konsistenten und qualitativ hochwertigen Stammdaten basieren.
Das SAP Central Finance ist ein fester Bestandteil von SAP S/4HANA, der in der Standard-Auslieferung jedoch zunächst inaktiv ist. Durch den Erwerb einer CFIN-Lizenz wird das Konsolidierungssystem aktiviert – und mit ihm auch seine Buchungsschnittstelle. Letztere ist die technische Ausgangsvoraussetzung für die Anbindung verschiedener Systeme, aus denen Finanzdaten eingebunden werden sollen.
Die Höhe der Gebühren einer SAP Central Finance-Lizenz richtet sich nach dem jährlichen Umsatz eines Unternehmens und nach der Anzahl der replizierten Belege. Diese Struktur macht den Finance-First-Ansatz für die S/4HANA-Transformation auch für kleinere Unternehmen attraktiv.
Wichtig zu wissen: Lizenzen für SAP Central Finance werden nur für SAP S/4HANA in der Private Cloud Edition vergeben. Für SAP S/4HANA Cloud, Public Edition sind sie hingegen nicht verfügbar. Insofern kommt Finance First auch nur für eine Migration in die SAP Private Cloud infrage.
Zu beachten ist außerdem, dass die Lizenzvereinbarungen für CFIN eine Bindungsdauer von drei Jahren vorsehen.
SAP Central Finance und SAP S/4HANA Finance dürfen nicht miteinander verwechselt werden, denn die Lösungen haben unterschiedliche Aufgaben und Eigenschaften.
SAP S/4HANA Finance ist eine Kernkomponente der ERP-Suite SAP S/4HANA und bildet das zentrale Finanzmanagement eines Unternehmens ab. Es umfasst die früheren SAP ECC-Module SAP FI (Financial Accounting) und SAP CO (Controlling), die in einer neuen, optimierten Struktur integriert wurden.
Die wichtigsten Funktionalitäten von SAP S/4HANA Finance sind:
SAP S/4HANA Finance ist im Standard nicht dazu geeignet, Finanzdaten aus externen ERP-Systemen einzubinden.
SAP Central Finance ist hingegen kein eigenständiges Finanzmodul. Vielmehr handelt es sich um eine Erweiterung von SAP S/4HANA Finance, die eine systemübergreifende Konsolidierungsmaßnahmen für Finanzdaten aus verschiedenen ERP-Lösungen ermöglicht. Wie bereits erwähnt, erhalten Unternehmen mit CFIN zu diesem Zweck eine spezielle Buchungsschnittstelle, mit der sie Finanzdatenquellen wie SAP ECC oder Non-SAP-ERP-Systeme an S/4HANA anbinden können.
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