SAP Best Practices

 

Wer SAP S/4HANA einführen möchte, wird schnell mit den sogenannten SAP Best Practices konfrontiert. Was verbirgt sich dahinter und welche Vorteile hat der Ansatz? Alle wichtigen Infos zum Thema!

Was versteht man unter SAP Best Practices?

SAP Best Practices sind vorkonfigurierte Prozesse oder Prozessketten, die Unternehmen bei der Einführung und Nutzung von SAP S/4HANA unterstützen. Sie basieren auf standardisierten Abläufen, die sich in verschiedenen Branchen bewährt haben. Geschaffen wurden sie vor allen Dingen, um eine schnelle Implementierung von S/4HANA Cloud zu ermöglichen. Die harmonisierte Prozessarchitektur erleichtert es SAP jedoch auch, Updates und somit Innovationen einfacher in den Markt zu bringen.

Die SAP Best Practices sind modular aufgebaut und decken zentrale Geschäftsbereiche (Lines of Business, kurz LoB) wie Finanzwesen, Vertrieb, Einkauf, Produktion und Personal ab. Innerhalb dieser Struktur werden einzelne Prozesse in SAP als sogenannte Scope Items definiert. Dank dieses Aufbaus können Unternehmen gezielt diejenigen Geschäftsprozesse auswählen und produktiv setzen, die ihren Anforderungen entsprechen. SAP stellt zu jedem Scope Item detaillierte Anleitungen und vordefinierte Systemeinstellungen bereit, die sich direkt in SAP S/4HANA übernehmen lassen. Somit erübrigen sich grundlegende Konfigurationen und Prozesse können mit geringem Zeitaufwand aktiviert werden.

Welche Vorteile bieten die SAP Best Practices?

Die Nutzung der SAP Best Practices hat für Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen. Wie bereits erwähnt, ermöglicht der Ansatz zunächst eine besonders schnelle Implementierung von SAP S/4HANA. Doch die Nutzung von Standards hat noch weitere Vorzüge. Zu nennen sind insbesondere:

1. Vereinheitlichung und Optimierung von Prozessen

Durch die Einführung der Best Practices steigen Unternehmen auf Geschäftsprozesse um, die sich in der Praxis in unzähligen Unternehmen bewährt haben. Diese Prozesse zeichnen sich nicht nur durch hohe Effizienz, sondern auch durch Flexibilität und Skalierbarkeit aus. Die vielfach getesteten und optimierten Abläufe sorgen zudem für eine Reduzierung von Fehlerquellen.

Ein weiterer Vorteil der Standardisierung liegt in der leichteren Zusammenarbeit mit externen Partnern, sofern diese ebenfalls die vordefinierten Best-Practice-Lösungen von SAP nutzen. Vor allen Dingen erleichtert die unternehmensübergreifende Prozessharmonisierung die Integration von Lieferanten und Kunden in bestehende Abläufe. SAP Best Practices fördern also die Vernetzung und Kollaboration aller Beteiligten in einer Wertschöpfungskette.

2. Optimaler Zugang zu Innovationen dank Clean Core

Die Best Practices sorgen für ein hohes Maß an Standardisierung in der neuen ERP-Systemgeneration von SAP. Dies gilt vor allen Dingen für die SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, welche vollständig auf den vorkonfigurierten Standards basiert. Durch die konsequente Nutzung vordefinierter Prozesse bleibt das System jederzeit homogen und frei von Modifikationen (auch Clean-Core-Prinzip genannt). Dieser Ansatz ist der Schlüssel für reibungslose Aktualisierungen: Da alle Anwenderunternehmen dieselben, von SAP gepflegten Prozessstandards nutzen, lassen sich neue Funktionen und Optimierungen ohne aufwendige Tests oder Anpassungen einspielen – ein entscheidender Vorteil gegenüber hochgradig individualisierten Systemen, bei denen Updates nicht ohne Weiteres einfließen können. Im Ergebnis kann SAP neue Features und technologische Innovationen in hoher Frequenz veröffentlichen. Diese stehen Kunden ohne Unterbrechungen oder zusätzliche Kosten direkt im ERP-System zur Verfügung. Im Falle von SAP S/4HANA, Public Edition erfolgt dies sogar vierteljährlich.

Im Übrigen müssen Unternehmen trotz „Clean Core“ nicht auf die Abbildung spezieller Anforderungen verzichten. Denn über die SAP Business Technology Platform (BTP) stehen zahlreiche Erweiterungen und Integrationen zur Verfügung, mit denen individuelle Geschäftsbedürfnisse erfüllt werden können. Trotz solcher „Add-ons“ lässt sich das Kernsystem (S/4HANA) einfach warten, skalieren und aktualisieren.

Muss die gesamte Prozesslandschaft in SAP S/4HANA in Best Practices organisiert werden?

Die Nutzung von Best Practices ist insbesondere im Falle der Public-Cloud-Variante von SAP S/4HANA verpflichtend, da individuelle Anpassungen am Kernsystem nicht vorgesehen sind. Unternehmen müssen daher ihre Prozesse an die vorgegebenen Standards anpassen oder Erweiterungen über die SAP Business Technology Platform (BTP) vornehmen.

Bei SAP S/4HANA Cloud, Private Edition besteht hingegen mehr Flexibilität: Hier können Unternehmen auch eigene Prozesse definieren und tiefgehende Anpassungen an der Software vornehmen. Dies führt jedoch zu einem höheren Pflegeaufwand, da individuelle Entwicklungen mit jeder neuen Version erneut geprüft und angepasst werden müssen.

Die Wahl zwischen Private und Public Cloud hängt somit von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. Wer maximale Flexibilität benötigt und bereit ist, die damit verbundenen Wartungsaufwände zu tragen, kann sich für die Private Cloud entscheiden. Unternehmen, die auf eine schnelle Implementierung und geringe Betriebskosten setzen, profitieren hingegen von den standardisierten Best Practices der Public Cloud.

Welche Best Practices gibt es in SAP S/4HANA?

SAP unterscheidet in S/4HANA drei wichtige Organisationsebenen:

  1. Lines of Business (LoB): Geschäftsbereiche (früher auch Module genannt)
  2. Best Practices: vordefinierte Prozesse (oft Prozessketten aus mehreren Teilprozessen, inklusive der passenden Benutzeroberfläche/SAP Fiori Apps)
  3. Scope Items: einzelne, aktivierbare Prozesse

Hier ist eine grobe Übersicht über die vorhandenen LoB und Beispiele für zugehörige Best Practices:

  • Manufacturing:  Materialbedarfsplanung, Kundeneinzelfertigung mit Variantenkonfiguration, Vergabe von Unteraufträgen
  • R + D / Engineering: Konfigurierbares Modell mithilfe der Variantenkonfiguration einrichten, Sicherheitsdatenblätter für Produkte verwalten
  • Supply Chain: Planung von externen Transportbedarfen, Inventur – Inventurzählung und Bestandskorrektur
  • Asset Management: Präventive Instandhaltung
  • Sourcing / Procurement: Zentrales Bedarfsmanagement, Beschaffung von Direktmaterialien
  • Sales: Order-to-Invoice-Automatisierung mit Ariba Network, IoT-basierte Liefererkenntnisse, Kundenauftragsabwicklung mit Kundenanzahlung
  • Service: Servicemanagement – Übersicht
  • Finance: Erweitertes Compliance-Reporting, Verwaltung von Materialpreisänderungen und Bestandswerten, Finanzplanung und Analyse, Liquiditätsplanung, Bankintegration in SAP Multi-Bank Connectivity
  • HR: Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus (Hire-to-Retire), Zeit- und Anwesenheitsmanagement

Dies ist nur ein Bruchteil der verfügbaren, vorkonfigurierten Prozesse in S/4HANA. Ihr Umfang wird zudem kontinuierlich erweitert. Eine vollständige Übersicht aller Best Practices ist für angemeldete Nutzer im SAP Signavio Process Navigator verfügbar (siehe nächster Abschnitt).

Was hat der SAP Signavio Process Navigator mit den Best Practices zu tun?

Der SAP Signavio Process Navigator (Ersatz für die frühere Lösung „SAP Best Practice Explorer“) ist die zentrale Quelle für SAP Best Practices. Die Lösung beinhaltet alle aktuell verfügbaren Best Practices für SAP S/4HANA. Unternehmen können dort die standardisierten End-to-End-Prozesse einsehen und direkt für ihre Implementierung nutzen.

Jedes Scope Item ist im Process Navigator mit Prozessabläufen, Diagrammen und Dokumentationen hinterlegt. Unternehmen erhalten hier zudem Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie die jeweiligen SAP-Prozesse funktionieren. Ebenso sind Verweise auf passende Wissensquellen wie Schulungsmaterialien vorhanden.

Zudem ermöglicht es der SAP Signavio Process Navigator, die Standardprozesse aus S/4HANA mit der Prozesslandschaft in den eigenen bestehenden Systemen abzugleichen. So lassen sich Gaps zwischen Standard und Individualisierung identifizieren. Darüber liefert das Tool eine visuelle Darstellung der Abläufe, wodurch Unternehmen schnell erkennen können, wie verschiedene Prozesse miteinander verknüpft sind und welche Abhängigkeiten bestehen.

Weitere Details sind hier verfügbar: 

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